Đồng hồ báo 3:17 chiều. Bạn vừa mở email thì Slack nhảy lên, rồi tab báo cáo còn dang dở nằm im đó. 15 phút sau, cốc cà phê nguội, còn bạn thì mới nhớ mình đang định làm gì.
Cái tốn nhất không phải thao tác. Là cái đà trong đầu bị bẻ gãy rồi phải dựng lại từ đầu. Mỗi lần đổi việc, bạn mất thêm 10-20 phút cho chuyện 'quay lại mạch' mà chẳng ai tính vào lịch.
Nên vấn đề không nằm ở việc bạn làm chậm. Nhiều khi chỉ là bạn đang chia ngày thành quá nhiều mảnh nhỏ. Cùng một kiểu việc, cứ gom lại một lượt, đầu đỡ nhảy, tay đỡ lạc, đến cuối buổi mới thấy mình còn sức để nghĩ.
Vì sao đổi việc làm rơi cả mạch tập trung
Vì sao đổi việc làm rơi cả mạch tập trung
Đang viết dở một đoạn, điện thoại rung. Bạn ngẩng lên trả lời đúng 2 câu, rồi quay lại màn hình cũ mà thấy mình như vừa bước ra khỏi phòng khác. Mạch nghĩ bị cắt ngang, và cái giá không chỉ là vài giây.
Một nghiên cứu ở Đại học California, Irvine ghi nhận trung bình mất 23 phút 15 giây để quay lại cùng một việc sau khi bị ngắt quãng. Nghe thì hơi vô lý, nhưng ai từng mở mail, nhảy sang chat, rồi cố đào lại dòng suy nghĩ cũ đều thấy con số đó không xa lắm.
Nhưng đổi việc đâu phải lúc nào cũng tệ. Có lúc việc chỉ là nhặt một file, ký một giấy, trả lời một tin nhắn ngắn. Vấn đề nằm ở chỗ ta cứ tưởng mình đang 'làm nhanh nhiều việc', trong khi thật ra là tự bẻ vụn đầu óc.
Lỗi hay gặp là để mọi thứ chen vào nhau suốt buổi. Vừa đọc mail, vừa xử lý chat, vừa cố ngồi sâu vào một việc khó. Mỗi lần chuyển qua lại, não phải mở lại bối cảnh từ đầu, như mở một tab cũ mà quên mất mình đang đọc tới dòng nào.
Không phải mọi việc đều nên gom lại. Có tin cần phản hồi gấp, có việc đang chờ người khác, thì cứ xử lý ngay. Nhưng nếu mục tiêu là đỡ mất 10-20 phút mỗi lần đổi ngữ cảnh, câu hỏi nên là: việc này cần phản ứng ngay, hay chỉ cần đặt đúng lượt?
Cảnh quen thuộc lúc 3h chiều ở bàn làm việc
Cảnh quen thuộc lúc 3h chiều ở bàn làm việc
Ba giờ chiều, màn hình nhấp nháy một hàng tin nhắn mới. Chuột còn đặt ở file báo cáo, nhưng góc phải đã bật lên tiếng chat ping ping, rồi mail rung thêm một cái.
Cốc cà phê trên bàn nguội từ lúc nào không hay. Bạn nhìn dòng số liệu, nhíu mày một nhịp, rồi quay sang trả lời 'em nhận được rồi' trước khi quên mất mình đang sửa đến dòng nào.
Có lúc chỉ là đổi tab. Có lúc là mở thêm một tài liệu, đọc nửa câu, lại bị kéo qua một việc khác. Cảm giác bận tay, nhưng đầu thì cứ hụt mất nhịp.
Điều khó chịu nằm ở chỗ nó rất bình thường. Không có cú sốc nào cả, chỉ là mỗi lần quay lại màn hình cũ, bạn phải mất thêm một đoạn để nhớ mình đang đi tới đâu.
Và nó hay xảy ra đúng lúc người ta tưởng mình đang 'làm nhiều việc cho nhanh'. Thực ra bàn làm việc lúc đó giống một ngã tư, xe vừa chạy đã phải phanh liên tục.
Sai lầm hay gặp: chia ngày theo từng thông báo
Sai lầm hay gặp: chia ngày theo từng thông báo
Mở mail ra một cái, rồi nhảy sang chat. Vài phút sau lại bị kéo vào một việc sâu đang dang dở, rồi quay lại mail thêm lần nữa. Cả buổi sáng trôi đi như mấy tab mở lẫn lộn trên màn hình.
Cái mệt không nằm ở việc nào quá nặng. Nó nằm ở việc não phải đổi 'chế độ' liên tục, từ đọc nhanh sang nghĩ sâu, rồi lại trả lời vội. Mỗi lần đổi vậy là mất thêm một đoạn đà.
Nhiều người tưởng mình đang phản ứng nhanh. Thật ra là bị thông báo dắt đi. Email chen giữa việc tập trung, chat chen giữa email, rồi việc sâu bị chẻ nhỏ đến mức ngồi xuống lại phải đọc lại từ đầu.
Lỗi hay gặp nhất là để cửa sổ nào hiện lên trước thì xử lý cửa sổ đó. Không có ranh giới cho từng loại việc, nên mọi thứ cứ giành nhau 5 phút, 3 phút, 1 phút. Đến cuối ngày, cảm giác bận rộn nhiều hơn cảm giác đã xong.
Thử đổi một chút: gom email vào một lượt, chat vào một lượt, việc cần nghĩ kỹ vào một khung riêng. Không cần làm hoàn hảo ngay. Chỉ cần đừng để ba nhịp khác nhau chen nhau suốt buổi, rồi bạn sẽ thấy đầu mình bớt bị xóc.
Khi nào gom tác vụ lại không hợp
Khi nào gom tác vụ lại không hợp
Có những lúc cứ cố gom việc lại, bạn chỉ tự làm khó mình. Đang sửa file mà Slack bật liên tục, khách cần trả lời ngay, thì ngồi chờ đủ 'một lượt' là phí thêm thời gian.
Mình từng thử giữ hết email đến cuối buổi. Kết quả là một tin nhắn hỏi giá nằm im 17 phút, rồi bên kia quay sang gọi thẳng cho người khác. Lúc đó, ưu tiên phản hồi gấp hơn là giữ nguyên ngữ cảnh.
Đừng ép mình gom mọi thứ như nhét đồ vào một ngăn kéo. Việc phụ thuộc người khác cũng vậy - nếu đang chờ duyệt, chờ số liệu, chờ sửa từ đồng đội, cứ chèn nó vào lúc rảnh giữa hai khối việc sâu.
Lỗi hay gặp là lấy 'gom ngữ cảnh' làm cái cớ để trì hoãn. Bạn tự nhủ 'đợi thêm chút nữa cho đủ', rồi inbox chất đống, đầu óc vẫn cứ bị kéo qua kéo lại.
Cách đơn giản là chia việc thành hai nhóm: cái cần phản hồi ngay thì xử lý ngay, cái làm một mạch thì để chung một lượt. Nếu chiều nay có một việc đang chờ người khác, mở ra kiểm tra nó trước khi pha cà phê tối, rồi hãy quay lại phần cần tập trung sâu.
Gom việc cùng ngữ cảnh khác gì làm theo mức độ khẩn cấp
Gom việc cùng ngữ cảnh khác gì làm theo mức độ khẩn cấp
Khẩn cấp nhìn vào đồng hồ. Ngữ cảnh nhìn vào cái đầu bạn đang dùng. Một bên hỏi 'cái gì gấp nhất', bên kia hỏi 'cái gì đang cùng một mạch'.
Ví dụ rất đời thường: sáng mở mail, rồi nhảy sang sửa slide, rồi quay lại trả lời chat. Cứ thế vài vòng là mất mạch, dù mỗi việc đều chẳng quá nặng. Gom theo ngữ cảnh thì khác - ngồi một lượt trả hết mail, rồi mới vào một lượt viết, đầu óc đỡ phải đổi số liên tục.
Nhưng xếp theo khẩn cấp không sai. Khi sếp đang chờ, khách đang đứng ngoài, hoặc một việc chặn cả nhóm, cứ xử lý nó trước. Lúc đó đừng cố 'gom cho đẹp'; chậm một nhịp là cả bàn chờ theo.
Lỗi hay gặp là lấy lịch gấp làm kim chỉ nam cả ngày. Hễ có ping là nhảy vào ngay, đến cuối buổi mới thấy mình đã mở tám tab, trả lời mười hai tin, mà việc cần tập trung thì vẫn nằm đó.
Cách chọn khá thẳng: nếu việc cần phản hồi nhanh, ưu tiên khẩn cấp; nếu việc chỉ cần yên một mạch, gom nó lại theo ngữ cảnh. Một buổi sáng để trả mail, một khung giờ khác để viết báo cáo - đầu đỡ mỏi, tay đỡ cuống. Có những việc nên chạy theo chuông báo, có việc nên để nó ngồi yên trên cùng một chiếc ghế.
Tối nay, thử làm một việc thôi: mở lịch ngày mai ra, khoanh 2-3 cụm việc cùng ngữ cảnh rồi xếp chúng thành một lượt. Email để một đoạn, tin nhắn để một đoạn, phần cần nghĩ sâu để riêng một khung. Không cần hoàn hảo. Chỉ cần đừng để 3:17 chiều lại kéo bạn đi lòng vòng thêm một vòng nữa.
Đến lúc đứng dậy khỏi bàn, bạn sẽ thấy cái đáng mệt không phải số việc. Là chuyện cứ đổi tay liên tục mà không biết mình đang ở đâu. Nếu mai mở Slack lên mà chưa đụng email, có lẽ đó đã là một ngày dễ thở hơn rồi.
