11 giờ 20, lịch họp nhảy thêm một cái. 14 giờ bị kéo sang 14 giờ 30. Đến 16 giờ, bạn ngẩng lên thì thấy cả ngày đã bị xé mỏng như tờ giấy note dán trên màn hình.
Khó nhất không phải làm việc sâu. Khó nhất là giữ nổi một khoảng yên đủ lâu để đầu óc đi hết một mạch. Khi lịch họp dày, cách sống sót không phải chờ lúc 'rảnh' mới làm. Phải khóa trước hai khung giờ ít bị đụng nhất trong tuần, rồi coi chúng như một cuộc hẹn thật.
Nghe thì đơn giản. Nhưng nếu không chốt từ đầu, mail rung một cái, phòng chat nhảy một cái, và hai tiếng bạn định dùng để nghĩ cho ra hồn lại bay mất sạch.
Chọn 2 khung ít bị đụng nhất trong tuần
Chọn 2 khung ít bị đụng nhất trong tuần
Đừng nhìn lịch rồi chọn đại hai ô trống. Hãy soi cả tuần, tìm hai khung mà họp hay né nhất: thường là sáng sớm trước 9 giờ, hoặc sau 14 giờ khi cuộc họp đã chạy qua nửa ngày.
Một nghiên cứu của Đại học California, Irvine cho thấy sau khi bị ngắt, não mất trung bình 23 phút 15 giây mới quay lại nhịp cũ. Nghĩa là chỉ một cuộc họp chen ngang cũng đủ bẻ gãy cả buổi nếu bạn chọn nhầm giờ.
Nhưng đừng tự lừa mình bằng ô trống đẹp trên lịch. Nếu khung đó hay bị đổi ca, bị gọi gấp, hoặc rơi đúng lúc đầu việc dồn cục, nó không phải khung sâu - nó chỉ là khoảng chờ.
Lỗi hay gặp là chọn giờ nhìn có vẻ yên rồi để tên mơ hồ như 'làm việc'. Đặt tên cụ thể hơn: 'viết báo cáo' hay 'xử lý bản nháp', để bạn còn thấy ngại mà giữ.
Nếu tuần này họp dày đến mức không có hai khung đứng yên, cứ chọn một khung nhỏ hơn thôi. 45 phút còn hơn không, miễn là nó nằm ở chỗ ít ai nhảy vào nhất; còn việc chốt giờ sau, như giữ bàn cho khách, chứ không phải xin phép lịch.
Cảnh 3h chiều khi hộp mail rung liên tục
Cảnh 3h chiều khi hộp mail rung liên tục
Ba giờ chiều, màn hình lịch đã kín màu. Một ô xanh, hai ô vàng, rồi thêm mấy cuộc hẹn chen sát nhau như ghế tàu giờ tan tầm.
Điện thoại rung một cái. Rồi thêm cái nữa. Hộp mail nhảy liên tục, âm báo mỏng mà dai, nghe như ai gõ vào thái dương.
Ly cà phê bên tay trái nguội hẳn từ lúc nào. Chạm vào thành cốc chỉ còn hơi ấm lờ mờ, còn mắt thì dính vào lịch, cố tìm một khoảng trống nhỏ bằng đầu ngón tay.
Vấn đề là chỗ đó không chỉ 'bận'. Nó bị xé vụn. Vừa định ngồi xuống thì có người nhắn 'xin 10 phút', vừa mở tài liệu thì một cuộc họp khác bật lên ngay mép màn hình.
Đến lúc ngẩng đầu lên, cả buổi chiều đã trôi qua trong tiếng ping và những ô màu đổi chỗ cho nhau. Không phải không có việc để làm, mà là không có một khoảng nào đủ yên để bắt đầu.
Lỗi giữ khung giờ sâu mà ai cũng hay mắc
Lỗi giữ khung giờ sâu mà ai cũng hay mắc
Họ đặt lịch một ô tên 'deep work' rồi để đó. Nghe có vẻ nghiêm túc, nhưng trên lịch của người khác nó chỉ như một nhãn mơ hồ.
Vấn đề nằm ở chỗ ô đó chưa được gắn quyền từ chối họp từ đầu. Khi ai gửi lời mời, bạn lại phải nghĩ xem có nên lùi không, và thế là khung giờ bị nuốt luôn trong một cú kéo thả.
Khá nhiều người còn làm kiểu nửa vời: chặn giờ, rồi vẫn nhận lời 'chỉ 20 phút'. Một cuộc gọi ngắn chui vào, thêm một tin nhắn 'bàn nhanh chút', rồi cả buổi sáng trôi mất.
Cách gọn nhất là đổi tên ô đó thành điều không cần đoán. Ví dụ 'không họp', 'đang tập trung', hoặc thêm ghi chú rõ: 'không nhận mời trong khung này'.
Nếu không nói thẳng quyền từ chối ngay lúc khóa lịch, khung giờ sâu sẽ bị đối xử như khoảng trống chờ lấp đầy. Nó không mất trong một lần, nó mất bằng mấy cái 'chắc cũng được'.
Khi nào cách này không hợp
Khi nào cách này không hợp
Có những tuần lịch không đứng yên nổi một giờ. Bạn vừa mở máy, Slack đã báo 'cần chốt gấp', rồi 10 phút sau lại có cuộc gọi từ khách.
Trong kiểu tuần đó, khóa hai khung giờ sâu như khóa cửa nhà lúc bão. Vai trò trực chiến, trực khách hàng, hay tuần chốt dự án đều cần phản hồi nhanh hơn nhiều.
Đừng cố cứng đầu giữ nguyên mọi thứ. Cái sai hay gặp là vẫn để hai khung giờ đẹp trên lịch, rồi đến lúc có việc gấp lại tự tay xóa sạch.
Cách khác thực tế hơn là đổi sang khung 'sẵn sàng phản hồi' và một khung 'cắm đầu làm' ngắn hơn, như 45 phút giữa hai cụm họp. Khi biết trước mình phải bật ra bất cứ lúc nào, bạn đỡ bực vì lịch bị xé vụn.
Nhưng nếu cả tuần chỉ có vài điểm nóng, đừng bỏ hẳn. Chỉ cần chuyển hai khung đó sang lúc ít người đụng nhất, rồi nói thẳng: 'Giờ này mình đang trực, việc nào gấp nhắn ngay'.
Chọn cố định hay linh hoạt cho hai khung giờ
Chọn cố định hay linh hoạt cho hai khung giờ
Khung cố định hợp khi tuần của bạn khá đều. Ví dụ, sáng nào cũng họp nhóm lúc 9h30, thì chặn 7h30-9h là dễ nhất. Nó ít phải nghĩ, mở lịch ra là thấy ngay.
Khung linh hoạt hợp khi lịch họp trôi theo dự án. Hôm nay nó là 8h-9h30, mai có thể lùi xuống 14h-15h30. Cách này đỡ cứng, nhất là khi bạn còn phải chừa chỗ cho vài cuộc gọi đột xuất.
Mình nghiêng về khung cố định hơn, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Nó thắng ở chỗ tạo thói quen, đồng nghiệp nhìn lịch cũng đoán được mà tránh. Nhưng nếu ngày nào cũng đổi, bạn sẽ tốn năng lượng chỉ để nhớ 'hôm nay ngồi lúc nào'.
Lỗi hay gặp là chọn linh hoạt quá đà. Kết quả là mỗi hôm một khung, rồi khung nào cũng bị đẩy đi 15 phút vì một cuộc họp ngắn. Trông như có bảo vệ, nhưng thật ra đang mở cửa cho lịch nuốt mất.
Cách gọn nhất là: chọn một khung cố định cho ngày ít biến động, thêm một khung linh hoạt cho ngày nhiều cuộc hẹn. Tuần nào yên thì giữ chặt hai khung cố định. Tuần nào chạy theo khách hay chốt việc, chỉ cần giữ được một khung neo và một khung trượt là đã đỡ hơn hẳn.
Mai sáng, thử khóa sẵn hai khung 45 phút trước khi mở mail. Một khung cho việc khó nhất, một khung để kéo nốt thứ còn dang dở. Đừng đợi 'lúc nào rảnh'. Lúc đó lịch đã bị ai đó bẻ cong mất rồi.
Buổi họp có thể chen vào 11 giờ 20. Nhưng hai ô màu đó vẫn nằm đó, im như hai cái ghế đã có người ngồi. Chỉ cần một lần bạn giữ được chúng, cả ngày bớt bị xé mỏng thấy rõ.
Câu hỏi thường gặp
Nếu lịch họp đổi liên tục thì giữ giờ làm việc sâu kiểu gì?
Cách dễ nhất là giữ một khung cứng và một khung mềm. Khung cứng đặt trước tuần, khung mềm chỉ mở khi hôm đó không có họp gấp; nhiều người quên bước này nên thấy lịch vẫn vỡ.
