Chín mươi ba phút đầu ngày thường bị nuốt bởi những việc lặt vặt. Một email, một tin nhắn, một lần mở lịch, rồi tự dưng bạn đã ngồi nhìn màn hình như đang chờ nó tự nghĩ thay mình. Nghe quen chứ? Cái mệt nhất không phải là làm nhiều. Cái mệt là đầu óc bị kéo qua kéo lại, việc nào cũng chạm một chút mà việc nào cũng chưa xong.
Mình từng thấy kiểu ngày như thế diễn ra rất đều. Bàn làm việc không hẳn bừa, nhưng trong đầu thì như có tám tab mở cùng lúc. Bạn định viết báo cáo thì có người gọi họp. Xong họp lại thấy hộp thư đầy. Vài phút sau, cái việc quan trọng nhất bị đẩy xuống cuối danh sách, nằm cạnh một loạt việc 'làm sau cũng được'. Đến chiều, bạn bận rộn thật, nhưng không thể chỉ ra mình đã tiến được bao xa.
Đó là lý do khung 1-3-5 đáng để thử. Không phải vì nó thần kỳ. Mà vì nó buộc bạn chốt một việc chính cho ngày hôm nay, rồi giữ nó khỏi bị mọi thứ chen ngang. Khi bạn ngừng giả vờ rằng mình có thể ưu tiên mọi thứ cùng lúc, năng suất mới thôi đóng vai trò của một trò đùa khá tốn thời gian.
Vì sao một việc chính mỗi ngày lại kéo năng suất lên
Vì sao một việc chính mỗi ngày lại kéo năng suất lên
40% nghe như quảng cáo, nhưng cái kéo năng suất xuống lại rất đời thường: đầu óc bị bẻ lái liên tục. Mỗi lần bạn nhảy từ mail sang chat, rồi quay lại file dang dở, não không 'đổi tab' gọn gàng như trình duyệt.
Nghiên cứu của Gloria Mark ở Đại học California cho thấy dân văn phòng mất trung bình 23 phút 15 giây để quay lại mạch sau một lần bị ngắt quãng. Con số này nghe khó chịu vì nó quá thật. Một thông báo nhỏ có thể ăn mất gần nửa giờ làm việc tử tế.
Khung 1-3-5 cắt đúng chỗ đó. Khi ngày làm việc chỉ có một việc chính, bạn không phải trả phí chuyển ngữ cảnh cho cả buổi sáng. Mọi thứ còn lại vẫn tồn tại, chỉ là chúng không có quyền chen lên ghế đầu.
Mình biết phản biện quen thuộc: 'việc nào cũng quan trọng'. Nghe thì công bằng, nhưng lịch làm việc không phải cuộc thi chia đều chú ý. Nếu việc nào cũng được đối xử như nhau, thứ nhận phần tệ nhất là thời gian tập trung của bạn.
Lỗi phổ biến là để danh sách dài ra như hóa đơn cuối tháng. Bạn tưởng mình đang ưu tiên, thật ra chỉ đang đổi tên cho sự phân tán. Một việc chính phải đủ nặng để tạo kết quả nhìn thấy được, chứ không phải một mảnh việc khiến bạn bận cả ngày mà chẳng xong gì ra hồn.
Khung này hợp khi công việc cần đầu óc sâu, không hợp để làm nền cho ngày toàn chữa cháy. Nếu vai trò của bạn bị kéo liên tục bởi khách hàng, họp gấp hay sự cố, thì 'một việc chính' chỉ là phần còn lại của ngày, không phải ảo tưởng kiểm soát.
Nói ngắn gọn, chọn một việc chính là cách buộc thời gian thôi làm trò chia nhỏ bạn ra. Còn những thứ khác, chúng sẽ phải đứng chờ ngoài cửa, dù chúng có gõ rất to.
Buổi sáng bàn làm việc biến thành bãi chiến trường
Buổi sáng bàn làm việc biến thành bãi chiến trường
8 giờ 12. Màn hình vừa mở, 9 cái tab đã nằm chờ như đống hóa đơn chưa trả. Một tin nhắn nhảy lên, rồi thêm một cái khác, cái chuông thông báo kêu 'ting' đúng lúc mình vừa nhấp ngụm cà phê đầu tiên.
Ly cà phê để cạnh bàn nguội rất nhanh. Hơi nước bay lên được vài phút, rồi mất sạch, giống cái ý định làm việc đàng hoàng lúc mới ngồi xuống. Tay thì đặt lên bàn, đầu thì đã bị kéo sang hộp thư, lịch họp, file đang mở dở.
Điều khó chịu là mọi thứ trông đều 'có lý'. Một email cần trả lời, một tài liệu cần sửa, một cuộc gọi nhỡ cần nghe lại. Không cái nào đủ to để gọi là khẩn, nhưng cái nào cũng đủ nhỏ để cắt đôi buổi sáng.
Mình từng ngồi như thế 40 phút mà không chạm được vào việc chính. Cảm giác rất lạ: mắt nhìn chằm chằm vào màn hình, còn đầu thì chạy quanh mấy đầu việc vặt như con ruồi mắc trong phòng kín.
Lỗi ở đây không phải bạn lười. Nó là kiểu môi trường khiến não thích nhặt việc dễ hơn việc quan trọng, vì việc dễ cho cảm giác 'đang tiến triển' nhanh hơn.
Nghe có vẻ vô hại, nhưng mỗi lần chuyển từ tab này sang tab kia là một lần mạch nghĩ bị bẻ lái. Bạn quay lại việc cũ, phải dò lại nhịp, đọc lại vài dòng, rồi mới nhớ ra mình đang làm tới đâu.
Nên buổi sáng nhìn như đang làm việc, mà thực ra chỉ đang bị kéo đi hết lượt này tới lượt khác. Bàn thì sạch, nhưng đầu óc thì như cái bàn vừa bị lật úp.
Sai lầm khiến khung 1-3-5 mất tác dụng
Sai lầm khiến khung 1-3-5 mất tác dụng
Một lỗi tôi gặp hoài là người ta nhét 'việc số 1' to như một dự án. 'Làm xong chiến lược quý sau' nghe có vẻ rất kỷ luật, nhưng thực ra nó chỉ là cách tự làm mình nghẹt thở từ sáng.
Khung 1-3-5 không sinh ra để bạn ôm cả núi. Một việc chính nên đủ rõ để làm trong một phiên tập trung, khoảng 60-120 phút. Nếu nó nuốt trọn cả ngày, bạn đang đặt cược vào ảo giác hơn là năng suất.
Cũng có kiểu ngược lại: danh sách 1-3-5 bị biến thành danh sách việc vặt. 'Trả lời mail', 'in tài liệu', 'đặt lịch', nghe thì gọn, nhưng đến cuối ngày chẳng có gì thật sự được đẩy đi. Bận rộn kiểu đó nhìn rất chăm chỉ, mà giá trị thì mỏng như giấy.
Mình từng thử viết 'việc số 1' là dọn xong toàn bộ hộp thư. Đến 11 giờ, mình vẫn đang phân loại mấy email cũ từ tuần trước. Cảm giác giống như mang xô đi tát biển, mệt mà không tới đâu.
Lỗi hay gặp nhất là trộn việc tạo giá trị với việc hỗ trợ. Nếu một mục không đổi được tiến độ dự án, không mở khóa cho bước sau, nó không nên đứng ở ô số 1. Đặt nhầm chỗ, cả ngày lệch nhịp.
Cách sửa khá phũ: ghi việc số 1 bằng một kết quả nhìn thấy được. 'Xong bản nháp 1.200 chữ' rõ hơn 'làm nội dung'. 'Chốt bảng chi phí' rõ hơn 'xử lý tài chính'. Càng cụ thể, càng ít cơ hội tự lừa mình.
Và nếu bạn thấy danh sách bắt đầu phình ra như toa tàu giờ tan tầm, dừng lại. Khung này chỉ sống được khi một việc thật sự đứng đầu, còn mấy việc lặt vặt thì cứ đúng tên của chúng: lặt vặt.
1-3-5 khác gì so với làm theo ma trận ưu tiên
1-3-5 khác gì so với làm theo ma trận ưu tiên
Ma trận ưu tiên nhìn thì rất gọn. Quan trọng gấp, quan trọng chưa gấp, việc lặt vặt, thế là xong.
Nhưng nó chỉ giúp bạn phân loại. Nó không bắt bạn chọn một việc thật sự sẽ được làm đến nơi đến chốn trước khi email, chat và cuộc gọi kéo đi.
1-3-5 thì khác hẳn. Nó ép bạn chốt 1 việc lớn, 3 việc vừa, 5 việc nhỏ, rồi dừng ở đó.
Điểm mạnh nằm ở cái trần. Khi danh sách chỉ còn 9 việc, bạn ít có cơ hội tự lừa mình rằng 'hôm nay còn rộng mà'.
Mình từng thấy nhiều người dùng ma trận như một trò sắp xếp đẹp mắt. Họ dán cả chục việc vào ô 'quan trọng', rồi chiều xuống vẫn ngồi thở dài vì không biết việc nào phải chạm trước.
Ngược lại, 1-3-5 buộc bạn hy sinh. Nếu việc số 1 là viết đề cương, thì nó không được là 'vừa đọc mail vừa sửa báo cáo vừa xem lịch họp'. Đó là ba việc, không phải một.
Cách này hợp khi bạn cần một ngày có nhịp rõ, không phải một bảng phân loại cho thật sang. Ma trận hợp để nhìn toàn cảnh tuần làm việc; 1-3-5 hợp để kéo bạn ngồi xuống và làm cái khó nhất trước khi phần còn lại bắt đầu ồn lên.
Khi nào khung này không hợp
Khi nào khung này không hợp
Có những ngày bạn ngồi vào bàn mà lịch đã kín từ trước 9 giờ. Mỗi 12 phút lại có một cuộc gọi, một tin nhắn gắn chữ 'gấp', rồi một người đứng ngay cạnh bàn hỏi thêm việc.
Trong kiểu ngày đó, cố chốt một việc chính nghe thì gọn, nhưng thực tế dễ thành trò tự lừa mình. Không phải bạn thiếu kỷ luật. Lịch của bạn đang bị người khác cầm tay lái.
Mình từng thấy nhiều người ép khung 1-3-5 vào vai trò phản ứng liên tục như CSKH, trực vận hành, hoặc người phải xử lý sự cố. Kết quả là cả ngày họ chỉ thấy tội lỗi, vì việc chính cứ bị xé ra thành từng mảnh.
Lỗi hay gặp là lấy một công việc to như một dự án rồi gọi nó là 'việc chính'. Đến trưa đã thấy thất bại, vì việc đó vốn cần nhiều ngày, nhiều lượt trao đổi, không phải một khung duy nhất trong lịch.
Khung này hợp hơn khi bạn có một khoảng thở đủ rõ để bảo vệ. Còn nếu ngày đó toàn họp dày, hãy đổi mục tiêu sang 'giữ một cửa sổ không bị chen' thay vì cố hoàn thành trọn một việc lớn.
Có một ngoại lệ khác: ngày phải chờ phản hồi từ người khác. Khi nút thắt nằm ở phía họ, phần của bạn chỉ là chuẩn bị kỹ và chừa chỗ quay lại, chứ không phải ngồi trừng mắt vào màn hình rồi trách bản thân chậm.
Khung 1-3-5 không phải chiếc nồi áp suất để nhét mọi ngày vào cùng một hình. Có ngày bạn làm chủ lịch, có ngày bạn chỉ giữ được một góc bàn sạch sẽ - thế cũng đã đủ khác rồi.
Cách chốt danh sách trong 10 phút
Cách chốt danh sách trong 10 phút
Đặt đồng hồ 10 phút. Việc đầu tiên là lấy hết đầu việc ra khỏi đầu, ra giấy, khỏi màn hình chat.
Rồi khoanh một việc duy nhất có giá trị nhất cho hôm nay. Nếu mai bạn chỉ hoàn thành một thứ, nó phải là thứ này.
Tiếp theo, xem lại thời lượng thật. Nếu việc đó cần 90 phút, đừng nhét nó vào khe 45 phút giữa hai cuộc họp, nghe rất hăng nhưng hầu như chỉ để tự lừa mình.
Chừa 2 khoảng đệm, mỗi khoảng 15 phút. Một cái trước khi bắt đầu, một cái sau khi xong phần nặng nhất, để bạn còn xử lý email, tin nhắn, hoặc thứ lặt vặt rơi xuống từ trên trời.
Phần còn lại của danh sách chỉ giữ 3 việc nhỏ. Mỗi việc nên làm được trong 20-30 phút, đủ rõ để không phải ngồi ngắm màn hình và hỏi 'giờ làm gì tiếp nhỉ'.
Cuối ngày, dành 5 phút rà lại. Mục nào xong thì gạch, mục nào trượt thì đẩy sang mai, nhưng chỉ giữ lại nếu nó vẫn là việc đáng đứng đầu.
Có một ngoại lệ khá khó chịu: ngày đầy họp hoặc phải phản ứng liên tục thì danh sách này sẽ méo. Lúc đó, bạn không cần cố tỏ ra kỷ luật; chỉ cần bảo vệ được một khung 60 phút cho việc số 1 là đã hơn khối người rồi.
Ngày mai, trước khi mở hộp thư hay chat nhóm, bạn thử làm một việc thôi: viết ra 1 việc chính cho ngày đó. Không phải 5 việc nghe cho có khí thế. Chỉ 1 việc đủ quan trọng để nếu chiều xuống mà các tab vẫn còn mở, bạn vẫn biết mình đã tiến được bao xa.
Phần khó không nằm ở việc chọn việc. Nó nằm ở chỗ từ chối cái rất quen: nhảy sang việc dễ hơn, phản hồi nhanh hơn, bận hơn một chút. Nhưng bận không phải là tiến. Và một ngày không có điểm chốt thì thường trôi qua như cốc cà phê nguội trên bàn - còn đầy, nhưng chẳng còn tác dụng gì nữa.
