Bạn có bao giờ kết thúc một ngày làm việc mà cảm thấy mình chạy đôn chạy đáo nhưng chẳng hoàn thành được việc gì ra hồn? Tôi từng như vậy. Mở laptop ra là 15 tab, nhắn tin liên tục, họp này họp kia. Cuối ngày, đầu óc rối bời, còn công việc chất đống.
Tôi tìm đến kỹ thuật 1-3-5, một phương pháp quản lý thời gian cực kỳ đơn giản. Và nó thay đổi cách tôi làm việc. Bạn chỉ cần viết ra mỗi ngày: 1 việc lớn nhất, 3 việc vừa và 5 việc nhỏ. Nghe có vẻ dễ nhưng để làm được, bạn cần một chút kỷ luật.
Tại sao kỹ thuật 1-3-5 lại hiệu quả với dân văn phòng?
Văn phòng Việt có một đặc thù: công việc đến dồn dập, từ sếp, đồng nghiệp, khách hàng. Bạn dễ bị cuốn vào vòng xoáy phản ứng, làm việc của người khác thay vì việc của mình. Kỹ thuật 1-3-5 tạo ra một bộ khung cứng để bạn ưu tiên.
Theo một khảo sát của Viện Năng suất Việt Nam, nhân viên văn phòng dành trung bình 2,5 giờ mỗi ngày cho những việc không quan trọng. Nhưng khi áp dụng kỹ thuật này, tôi cắt giảm được gần 40% thời gian lãng phí. Bởi bạn biết chính xác mình phải làm gì.
Nó không phải là một công thức cứng nhắc. Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh. Nhưng điều quan trọng là bạn buộc phải chọn ra một việc duy nhất là ưu tiên cao nhất. Và đó là việc mang lại giá trị lớn nhất cho ngày hôm đó.
Cách áp dụng kỹ thuật 1-3-5 vào thực tế
Bước đầu tiên: vào cuối ngày hôm trước hoặc đầu giờ sáng, lấy một tờ giấy. Viết ra tất cả những việc bạn cần làm. Đừng suy nghĩ, cứ viết hết.
Sau đó, phân loại theo khung 1-3-5. Số 1 là việc quan trọng nhất, nếu chỉ làm được nó thôi thì ngày đó đã thành công. Số 3 là những việc cần thiết nhưng không cấp bách. Số 5 là những việc nhỏ, hành chính, dễ xử lý.
Ví dụ của tôi hôm qua: việc số 1 là hoàn thành báo cáo tháng. Ba việc vừa: chuẩn bị slide họp, gọi cho khách hàng A, duyệt đơn hàng. Năm việc nhỏ: trả lời email, gửi invoice, đặt lịch hẹn, cập nhật CRM, đọc nội quy mới.
Điều quan trọng: bạn không được làm thêm việc nào ngoài danh sách này, trừ khi có việc khẩn thực sự. Và bạn phải tuân thủ thứ tự ưu tiên.
Những lỗi thường gặp khi mới bắt đầu
Lỗi đầu tiên: đặt việc số 1 quá to. Có người chọn "hoàn thành dự án lớn" làm việc số 1. Sai. Việc số 1 phải là thứ bạn có thể xong trong ngày, không phải kéo dài. Hãy chia nhỏ ra: "viết phần mở đầu" thay vì "viết cả chương".
Lỗi thứ hai: cố gắng viết đủ 5 việc nhỏ dù không có. Đừng. Nếu bạn chỉ có 3 việc nhỏ thì chỉ ghi 3. Kỹ thuật này là khung hướng dẫn, không phải là luật. Miễn bạn có 1 việc chính là được.
Lỗi thứ ba: bỏ qua "thời gian đệm". Dân văn phòng Việt thường bị gián đoạn bởi cuộc gọi, tin nhắn, họp đột xuất. Hãy để ra 1-2 tiếng trong ngày cho những việc phát sinh. Nếu không có gì, bạn có thể dùng để xử lý thêm việc nhỏ.
Kinh nghiệm giữ vững thói quen sắt đá
Tuần đầu tiên rất khó. Bạn sẽ bị cám dỗ làm thêm việc ngoài danh sách, hoặc bỏ qua việc số 1 vì nó khó. Tôi từng bỏ cuộc sau 3 ngày. Nhưng lần thứ hai, tôi kiên trì hơn.
Một mẹo nhỏ: hãy chia sẻ danh sách với đồng nghiệp hoặc sếp. Họ sẽ biết bạn đang tập trung vào việc gì và ít làm phiền hơn. Tôi thường gửi danh sách cho team qua Slack mỗi sáng. Nó tạo áp lực tích cực để tôi hoàn thành.
Bên cạnh đó, hãy ghi lại kết quả cuối ngày. Khoanh tròn việc đã làm. Nhìn vào tờ giấy đầy dấu tích sẽ tạo động lực cho ngày hôm sau. Sau một tuần, bạn sẽ thấy mình hoàn thành nhiều hơn hẳn.
Một lưu ý nữa: đừng quên phần thưởng. Khi hoàn thành việc số 1, tôi thường thưởng cho mình một ly cà phê hoặc 10 phút lướt mạng. Nó giúp não bộ ghi nhớ rằng tập trung có lợi ích.
"Sắt đá không phải là không bao giờ vấp ngã, mà là sau mỗi lần vấp, bạn lại đứng dậy và tiếp tục."
Bạn thấy đấy, kỹ thuật 1-3-5 không phải ma thuật. Nó chỉ là công cụ. Nhưng nếu bạn thực hành đều đặn, nó sẽ trở thành thói quen tập trung giúp bạn vượt qua sự hỗn loạn của văn phòng. Hãy thử bắt đầu từ ngày mai, chỉ với một tờ giấy và một cây bút. Bạn sẽ ngạc nhiên vì sự khác biệt.
