Khoảng 70% quyết định lớn của mình từng nghe rất chắc tay trước khi ký. Rồi vài tuần sau, cái cảm giác 'sao lúc đó mình không thấy rõ thế này' lại quay về, rất đều, như hóa đơn cuối tháng. Vấn đề không nằm ở việc bạn thiếu thông minh. Nó nằm ở chỗ đầu óc thường ưu ái kịch bản đẹp, còn rủi ro thì bị đẩy xuống hàng cuối.
Pre-mortem là cách kéo mấy rủi ro đó lên bàn sớm hơn. Trước khi chốt, bạn viết ra: nếu kế hoạch này hỏng, nó sẽ hỏng ở đâu, vì sao, và dấu hiệu đầu tiên là gì. Nghe hơi lạnh, nhưng thành thật mà nói, sự tự tin hay làm màu hơn khả năng nhìn xa của mình nhiều. Viết nhật ký kiểu này không làm quyết định nhẹ đi, nó chỉ làm bạn bớt mù.
Con số 70% trong các quyết định sai
Con số 70% trong các quyết định sai
Một nghiên cứu về 'optimism bias' cho thấy con người hay đánh giá thấp rủi ro của chính mình. Khi được hỏi về một kế hoạch sắp làm, khoảng 70% người tham gia tin mọi thứ sẽ chạy ổn hơn mức trung bình. Nghe quen không? Não mình rất thích kiểu tự tin rẻ tiền đó.
Vấn đề nằm ở chỗ sự lạc quan này không vô hại. Nó che luôn những điểm gãy nhỏ: trễ tiến độ, thiếu tiền, lệ thuộc vào một người, hay đơn giản là bạn sẽ mệt giữa chừng. Mình chưa thấy quyết định lớn nào sụp vì một cú đấm rõ ràng; nó thường hỏng từ vài vết nứt bị bỏ qua.
Đương nhiên, không phải cứ bi quan là khôn. Nếu chỉ nhìn rủi ro, bạn sẽ đứng yên mãi, và đó cũng là một cách tự làm hỏng kế hoạch. Pre-mortem không phải để dọa mình, mà để ép mình nhìn thẳng vào phần mà sự hăng hái hay che mất.
Lỗi phổ biến là hỏi quá chung: 'liệu có ổn không?'. Câu đó gần như vô dụng, vì não sẽ trả lời theo thói quen: 'ổn chứ'. Cần đổi sang kiểu khác: 'điểm nào trong kế hoạch này dễ vỡ nhất nếu mình lơ là?'.
Chỉ một câu như vậy đã làm khác hẳn. Nó buộc bạn tìm ra chỗ gãy trước khi tiền, thời gian, hay danh tiếng bị ném vào đó như một trò thử may rủi. Và đúng là hơi khó chịu, nhưng kế hoạch tốt hiếm khi đến từ cảm giác dễ chịu.
Nhưng nếu quyết định rất nhỏ, rủi ro thấp, hoặc bạn chỉ có 10 phút để chốt, pre-mortem dài dòng lại thành làm màu. Khi dữ liệu quá ít, hãy đi nhanh rồi sửa sau, đừng giả vờ mình đang làm chiến lược cấp cao trong khi chỉ chọn một chiếc áo.
Trang giấy lúc 11 giờ đêm trước ngày chốt
Trang giấy lúc 11 giờ đêm trước ngày chốt
11 giờ đêm. Bàn làm việc hẹp như lối đi trên tàu giờ cao điểm. Màn hình hắt một mảng sáng xanh lên mặt, còn cốc cà phê bên cạnh đã nguội từ lâu, đắng như bị bỏ quên.
Trên trang giấy mở sẵn, vài dòng ghi tay nằm lệch về một góc. Chữ đầu còn thẳng, đến dòng thứ ba thì bắt đầu nghiêng, như chính cái đầu mình lúc đó. Đây là khoảnh khắc rất dễ gật đầu bừa, vì mắt mỏi hơn lý trí.
Mình thường viết thật nhanh, không cần đẹp. Mỗi câu hỏi chỉ một dòng, để khỏi biến nó thành bài kiểm tra đạo đức. Càng muộn, càng phải viết ngắn; não lúc đó thích cảm giác xong việc hơn là nghĩ cho kỹ.
Đừng tin cái cảm giác 'mình đã hiểu hết'. Thực tế là đến gần giờ chốt, ta hay nhìn kế hoạch như nhìn ảnh chụp đã chỉnh sáng. Mấy chỗ tối nhất thì bị màn hình và sự tự tin che mất, rất gọn gàng.
Cách làm chỉ là ghi thẳng xuống nhật ký: 'Nếu chuyện này hỏng, nó hỏng ở đâu?'. Rồi xuống dòng, thêm câu tiếp theo thật cụ thể. Viết bằng tay chậm hơn gõ máy, nhưng nó buộc bạn dừng lại đủ lâu để thấy chỗ nào đang lỏng.
Có một ngoại lệ khá rõ: nếu quyết định quá nhỏ, chẳng đáng mất ba phút, thì đừng làm màu. Nhưng khi bàn làm việc đã lộn xộn, cà phê đã nguội, mà tay vẫn còn cầm bút, thường là lúc bạn nên nghe trang giấy hơn nghe sự nôn nóng của mình.
Sai ở chỗ chỉ hỏi 'liệu có làm được không?'
Sai ở chỗ chỉ hỏi 'liệu có làm được không?'
Câu này nghe có vẻ sáng suốt. Thực ra nó khá lười. Nó chỉ xin một cái gật đầu để bạn yên tâm, chứ không bóc được điểm nào trong kế hoạch sẽ gãy đầu tiên.
Mình thấy lỗi này lặp lại hoài: người viết pre-mortem hỏi quá chung, rồi né phần khó bằng vài dòng rất đẹp. Kiểu 'cố gắng hơn', 'quản lý tốt hơn', 'giữ tinh thần ổn định' - toàn câu để làm cho xong, chứ không phải để soi rủi ro.
Pre-mortem tử tế phải ép bạn nói ra chỗ đứt. Không phải 'có làm được không', mà là 'vì sao nó hỏng', 'người nào sẽ chậm', 'giả định nào sai', 'bước nào tốn nhất'. Câu hỏi càng mơ hồ, câu trả lời càng dễ trốn.
Lỗi hay gặp nữa là viết toàn lý do để tự trấn an. 'Mình có kinh nghiệm', 'đội rất nhiệt', 'kế hoạch đã khá ổn' - nghe như báo cáo nội bộ cho dễ ngủ. Nhưng kế hoạch không sụp vì thiếu niềm tin, nó sụp vì một mắt xích nhỏ bị bỏ qua.
Cách làm gọn hơn là lấy một quyết định, rồi bắt buộc mỗi dòng phải chạm vào một điểm cụ thể: thời gian, tiền, người, dữ liệu, phụ thuộc. Nếu không chỉ ra được thứ gì có thể trễ ba ngày hoặc đội chi phí thêm 18%, thì bạn đang viết nhật ký động viên, không phải pre-mortem.
Dĩ nhiên cũng có ngoại lệ. Nếu quyết định rất nhỏ, như đổi một công cụ quen tay hay đặt lại lịch họp, đào sâu kiểu này chỉ tốn giấy. Nhưng hễ tiền, uy tín hoặc mốc thời gian đã bắt đầu có trọng lượng, câu hỏi chung chung thường là chỗ sự tự tin chui vào và ngồi lì.
Khi nào pre-mortem không giúp nhiều
Khi nào pre-mortem không giúp nhiều
Có những quyết định mà ngồi viết pre-mortem chỉ làm chậm bạn lại. Một đơn hàng 300 nghìn, đổi chỗ ngồi, chọn bữa trưa - mấy thứ đó không đáng để lôi cả nhật ký ra mổ xẻ.
Vấn đề là pre-mortem cần một chút không gian cho suy nghĩ. Khi thời gian chỉ còn vài phút, hoặc bạn phải chốt ngay để khỏi lỡ cơ hội, việc soi từng rủi ro nhỏ thường kém ích hơn hành động trước.
Mình cũng từng thấy người ta lạm dụng nó khi dữ liệu quá ít. Không có gì để kiểm tra, không có mẫu cũ để đối chiếu, thì viết thêm hai trang giấy chỉ đổi được cảm giác 'mình đang làm việc nghiêm túc'.
Lỗi hay gặp là biến pre-mortem thành màn ngập ngừng hợp pháp. Câu hỏi thì dài, nhưng quyết định vẫn đứng yên, trong khi thứ cần nhất lúc đó là một bước thử nhỏ, không phải một bản báo cáo đẹp.
Cách làm gọn hơn là đặt ngưỡng rõ: nếu rủi ro thấp, chi phí sửa sai rẻ, hãy quyết nhanh. Chỉ kéo pre-mortem ra khi sai một lần sẽ tốn tiền, tốn thời gian, hoặc kéo theo cả chuỗi việc sau đó.
Đến lúc lịch họp chỉ còn 7 phút, có khi câu tốt nhất không phải 'điều gì sẽ hỏng', mà là 'mình còn cần biết gì nữa'. Nếu không có gì đáng biết thêm, cứ chốt.
Tờ giấy lúc 11 giờ đêm không phải để làm bạn sợ. Nó chỉ nhắc một điều khá khó chịu: quyết định lớn thường trượt không phải vì thiếu tham vọng, mà vì thiếu một phút nghi ngờ tử tế. Nếu bạn muốn thử, đêm nay chỉ cần viết 5 dòng: 'hỏng ở đâu', 'vì sao', 'dấu hiệu sớm là gì'.
Không cần viết hay. Chỉ cần viết đủ thật để cái phần tự tin hơi quá tay của mình phải im xuống một chút.
Câu hỏi thường gặp
Viết pre-mortem trong nhật ký bao lâu là đủ?
Thường 10-15 phút là đủ để ép não đi ra khỏi chế độ lạc quan. Nếu ngồi quá lâu mà chỉ lặp lại một nỗi sợ, bạn đang lo nhiều hơn phân tích.
Có nên viết pre-mortem cho quyết định nhỏ không?
Không cần. Cách này đáng tiền nhất khi quyết định ảnh hưởng tiền, thời gian, hoặc uy tín trong vài tháng tới. Với việc nhỏ, làm nhanh rồi sửa còn hiệu quả hơn ngồi soi quá kỹ.
Viết nhật ký pre-mortem ra quyết định có phải lúc nào cũng đúng không?
Không. Nó dễ sai khi bạn thiếu dữ liệu hoặc đang quá căng, vì lúc đó đầu óc chỉ bới lỗi. Mẹo là viết xong thì đối chiếu thêm một nguồn thực tế, chứ đừng tin mỗi cảm giác của mình.
