Đồng hồ chỉ 19:40. Màn hình vẫn sáng, nhưng file đã đổi tên lần thứ ba. Cốc cà phê nguội từ lúc nào không hay. Cả buổi chiều ngồi kín bàn, gõ gần 2 tiếng, rồi xóa gần hết. Nhìn ngoài thì ai cũng thấy 'bận'. Nhưng nếu hỏi thật: hôm nay làm ra được gì có giá trị?
Đó là chỗ nhiều người hay lẫn. Ngồi lâu chưa chắc đã năng suất. Có hôm một tiếng xử xong việc quan trọng, còn bốn tiếng sau chỉ để trả lời tin nhắn, mở lại mail, tự kéo mình qua đống việc lặt vặt. Cuối ngày vẫn mỏi lưng, vẫn thấy mình vừa 'làm việc', nhưng thứ đáng tiền thì chưa đi tới đâu.
Năng suất, rốt cuộc, không nằm ở số giờ cái ghế bị lún xuống. Nó nằm ở đầu ra thật: một bản thảo xong, một đơn hàng chốt, một lỗi được gỡ, một việc khiến cả ngày đỡ rối hơn. Khi đổi góc nhìn sang kết quả, nhiều thứ từng trông rất chăm chỉ bỗng lộ ra là đang tiêu thời gian. Và lúc đó câu hỏi không còn là 'ngồi bao lâu', mà là 'mình vừa tạo ra cái gì'.
Đầu ra thật, không phải số giờ ngồi
Đầu ra thật, không phải số giờ ngồi
Ngồi đủ 8 tiếng chưa chắc ra 8 tiếng giá trị. Có hôm bạn mở mail, trả lời chat, sửa file, rồi thấy mình 'bận' từ sáng đến chiều.
Nhưng bận khác hẳn hiệu quả. Một việc có giá trị là việc xong rồi đời sống hoặc công việc đi tiếp, chứ không phải bàn phím kêu lách cách cả buổi.
Điểm này không phải cảm giác. American Psychological Association từng nói đổi qua đổi lại giữa hai việc có thể làm mất tới 40% thời gian làm việc hiệu quả.
Nghe hơi đau, nhưng đúng kiểu rất đời: bạn đang làm báo cáo, nhảy sang đọc tin nhắn, quay lại thì quên mất dòng vừa sửa. Ba cú chuyển chỗ ấy ăn thời gian sạch sẽ.
Nhiều người tự khen mình vì 'hôm nay xử lý 27 việc'. Rồi cuối ngày không có thứ nào thật sự khép lại, chỉ là dọn được một đống mảnh vụn.
Vậy nên đừng hỏi 'mình ngồi bao lâu'. Hãy hỏi 'sau buổi này, thứ gì đã xong và có ai dùng được ngay chưa'.
Năng suất là làm ra đầu ra có giá trị trong ít thời gian hơn. Nói ngắn gọn hơn nữa: ít ngồi chơi vai người bận, nhiều tạo ra thứ thật sự dịch được sang kết quả.
Một buổi chiều ngồi kín bàn vẫn có thể lỗ thời gian
Một buổi chiều ngồi kín bàn vẫn có thể lỗ thời gian
Ba giờ chiều ở văn phòng, ánh đèn trắng hắt xuống mặt bàn. Quạt máy chạy đều đều, tiếng bàn phím gõ lách cách, rồi im bặt vì một tin nhắn hiện lên.
Cốc cà phê bên cạnh đã nguội từ lúc nào. Cô ấy mở mail, trả lời nửa câu, quay sang file khác, rồi lại nhìn màn hình như quên mất mình đang làm gì.
Đó là kiểu ngồi rất lâu mà đầu không đi cùng tay. Chỗ ngồi vẫn ấm, tab thì mở đầy, nhưng tới cuối buổi chỉ còn một file chỉnh xong và một đống việc dang dở.
Mình từng thấy một bạn ngồi từ 1 giờ tới gần 6 giờ, cứ 10 phút lại bật tắt thông báo. Điện thoại rung một cái là mắt trôi theo, rồi quay lại từ đầu, như kéo dây thun căng mãi.
Cái mệt khó chịu nhất không phải mỏi lưng. Nó là cảm giác đã 'làm nhiều' mà nhìn lại chẳng có gì nằm gọn trên bàn.
Nhiều người tự an ủi: 'Thôi, ít nhất hôm nay mình cũng ngồi làm cả buổi'. Nghe thì có vẻ ổn, nhưng chiếc ghế không biết bạn đã đẩy được việc nào tới đích.
Buổi chiều kiểu đó vẫn có ngoại lệ: có ngày chỉ ngồi hai tiếng mà ra hẳn một bản nháp sạch sẽ. Còn có ngày ngồi đến tối, màn hình sáng mãi, nhưng file vẫn treo ở dòng đầu tiên.
Đếm task là lỗi dễ dính nhất
Đếm task là lỗi dễ dính nhất
Nhiều người nhìn cuối ngày rồi tự khen: 'hôm nay làm được 12 việc'. Nghe có vẻ đã tay, nhưng 12 việc đó có thể chỉ là trả lời mail, đổi tên file, đặt lịch họp. Việc xong nhiều chưa chắc tạo ra gì đáng tiền.
Lỗi nằm ở chỗ ta đếm số đầu việc, không đếm giá trị đầu ra. Một bản proposal sửa xong có thể đáng hơn 20 tin nhắn qua lại. Một trang báo cáo chốt số sạch sẽ còn hơn cả buổi lật tab.
Đừng tự hỏi 'mình bận chưa'. Hãy hỏi 'mình đã đẩy được thứ gì ra ngoài chưa'. Nếu không có thứ gì người khác đọc, dùng, duyệt, mua, hoặc dựa vào, thì ngày đó chỉ mới chạy tại chỗ.
Lỗi hay gặp nữa là gom việc vụn thành thành tích. Cảm giác rất đầy vì hộp thư trống, lịch kín, checklist dài ngoằng. Nhưng đầu ra thật lại đứng yên, như lau bàn liên tục mà quên nấu cơm.
Cách kéo mình về đúng chỗ khá đơn giản: ghi mỗi việc bằng một câu đầu ra. 'Gửi 1 bản chào giá', 'xong bản nháp 600 chữ', 'chốt xong 3 con số cho báo cáo'. Câu nào không chỉ ra kết quả thì sửa tiếp.
Nếu một việc quá nhỏ, gộp nó vào mục lớn hơn. Trả lời 8 tin nhắn khách chưa phải 8 thành quả, mà có thể chỉ là 1 hợp đồng đang được giữ nhịp. Đếm theo đầu ra giúp bạn bớt ảo giác bận rộn.
Còn những việc lặt vặt thì sao? Cứ để chúng là việc phụ, đừng đội lên thành chiến thắng. Cuối ngày, bàn trống không nói gì hết, bản nháp mới nói hộ bạn.
Khi công việc sáng tạo cần đo khác đi
Khi công việc sáng tạo cần đo khác đi
Viết nội dung, thiết kế, lên ý tưởng... mấy việc này lạ lắm. Ngồi 4 tiếng chưa chắc ra được gì, nhưng 15 phút lại bật ra đúng cái móc câu cần dùng.
Vì đầu ra của chúng không chạy theo số lượng. Một bài viết sửa 8 vòng vẫn ổn, một bản thiết kế đổi màu 20 lần mới chốt được, miễn là nó giải đúng bài toán.
Có lần mình ngồi ghép một tiêu đề suốt buổi sáng. Đến trưa, file chỉ có 2 dòng bị gạch đi, nhưng dòng cuối cứu cả bài.
Đo kiểu này mà cứ đếm số chữ hay số file thì dễ tự lừa mình. 5 bản nháp dở không bằng 1 bản nháp làm người khác muốn đọc tiếp.
Thay vì hỏi 'xong chưa?', thử hỏi 'nó đã tiến hơn bản trước ở chỗ nào?'. Có thể là thông điệp rõ hơn, bố cục thoáng hơn, hoặc khách bớt nhăn mặt khi xem bản xem trước.
Một cách đơn giản là đặt mốc nhỏ theo chất lượng. Ví dụ: hôm nay phải có 3 ý mở bài, 1 bản phác, 1 lần sửa theo góp ý; không cần hoàn hảo, chỉ cần đi tiếp được.
Nhưng cũng đừng lấy 'đang cần cảm hứng' làm cái cớ ngồi nhìn màn hình. Khi tay vẫn đặt lên bàn phím, cái đang thiếu thường không phải cảm hứng, mà là một câu mở đủ gọn để bắt đầu.
Ma trận Eisenhower hay Pomodoro: chọn cái nào
Ma trận Eisenhower hay Pomodoro: chọn cái nào
Sáng thứ Hai, bàn làm việc đầy việc. Cái nào mở trước? Nếu mọi thứ đều đang réo, ngồi xuống làm ngay thường chỉ làm bạn quay vòng.
Ma trận Eisenhower hợp lúc cần chọn việc trước. Nó tách việc ra thành khẩn cấp, quan trọng, rồi bỏ bớt thứ chỉ làm mình bận tay.
Pomodoro hợp lúc đã biết việc nào đáng làm. Nó chia một việc thành nhịp 25 phút để khỏi bị tin nhắn, tab trình duyệt, và cái ghế ngả lưng kéo đi.
Một nhóm 12 người trong công ty mình từng thử cả hai. Tuần dùng ma trận, họ bỏ được gần một nửa việc 'trông có vẻ gấp' mà chẳng ra tiền. Tuần dùng Pomodoro, họ đẩy xong những việc đã chọn nhanh hơn vì ít bị ngắt mạch.
Nhưng đừng trộn hai cái như nấu cháo. Nhiều người vừa dán bảng ưu tiên, vừa bấm đồng hồ 25 phút cho mọi thứ, rồi cuối ngày vẫn ngập việc quan trọng chưa chạm vào.
Cách đơn giản là thế này: nếu sáng ra bạn chưa biết nên đụng gì, dùng ma trận. Nếu bạn đã chốt được một việc chính, đóng hết cửa sổ thừa rồi chạy Pomodoro cho nó.
Ngược lại, hôm nào đầu óc rối, inbox dày, họp chen nhau, cứ dùng ma trận trước. Khi đã chọn được một việc đáng tiền, mới kéo đồng hồ xuống 25 phút. Không có việc rõ ràng thì Pomodoro chỉ là cái chuông báo bạn đang ngồi.
Một ngày đo năng suất theo kiểu không tự lừa mình
Một ngày đo năng suất theo kiểu không tự lừa mình
Sáng ngồi xuống bàn, đừng mở ngay hộp thư. Dành 10 phút ghi ra 3 việc phải xong hôm nay, rồi khoanh một việc mang lại đầu ra rõ nhất.
Sau đó làm 25 phút đầu tiên mà không đổi tab. Hết 25 phút, tự hỏi một câu rất thẳng: 'Mình đã tạo ra cái gì nhìn thấy được chưa?'
Nếu câu trả lời còn mờ, kéo thêm 25 phút nữa. Nếu việc lớn hơn, chặn hẳn một khối 90 phút trước bữa trưa để đi tới bản nháp, con số, hay bản gửi được cho người khác.
Khó nhất là đoạn giữa ngày. Tin nhắn nhảy lên, đầu óc muốn nhặt việc lặt vặt cho đỡ nặng, rồi đến chiều mới thấy bàn trống mà tay vẫn trống.
Lỗi hay gặp là coi 'bận' như 'xong việc'. Bạn trả lời 17 tin nhắn, mở 4 file, họp 2 lượt, nhưng cuối ngày chẳng có thứ gì rời khỏi bàn của bạn.
Cho nên mỗi lần nghỉ, hãy chốt bằng một dòng cực ngắn: 'đã làm xong gì, còn kẹt ở đâu'. Viết ra 1 con số, 1 đầu ra, 1 chỗ đang mắc là đủ.
Ngày làm việc của bạn không cần hoàn hảo. Chỉ cần tối đến, nhìn vào tờ giấy và nói được: 'Ừ, hôm nay mình có thứ để đưa đi tiếp.'
Tối nay, thử nhìn lại bàn làm việc của mình như nhìn lại cái cốc cà phê nguội lúc 19:40. Đừng hỏi 'mình ngồi bao lâu rồi?', hỏi 'mình để lại thứ gì trên bàn'. Một file xong, một việc gỡ nút, hay chỉ là thêm vài tab còn mở.
Nếu muốn đo năng suất gọn nhất, cứ lấy một trang giấy. Viết xuống 3 việc đã ra kết quả hôm nay, rồi gạch đi phần chỉ là ngồi cho đủ giờ. Mai chỉ cần bắt đầu bằng việc đầu tiên tạo ra đầu ra thật. Cái ghế có lún thêm một chút hay không, thật ra không quan trọng bằng việc file đó đã hết đổi tên từ bao giờ.
Câu hỏi thường gặp
Năng suất thấp có phải do mình lười không?
Không hẳn. Nhiều khi vấn đề nằm ở việc quá nhiều ngắt quãng, task mơ hồ, hoặc lịch làm việc bị xé vụn cả ngày. Nếu bạn phải đổi việc liên tục 15-20 lần, năng suất tụt là chuyện dễ hiểu.
